Primero se llena el formulario, después se firma
En el sistema de Empresa en un Día, una modificación de estatutos no es una escritura que se redacta en la notaría. Es un formulario electrónico que se completa en el Registro de Empresas y Sociedades. Lo dice el artículo 9 de la Ley N° 20.659: los accionistas deben completar el formulario previamente en el Registro.
Llenarlo no basta. El formulario queda en espera hasta que lo firman todos los que deben firmarlo. Mientras falte una firma, la modificación no existe para el Registro, aunque el texto esté perfecto.
Por eso la pregunta práctica no es solo qué cambiar, sino cómo va a firmar cada accionista. Ahí la ley ofrece caminos distintos, y elegir mal deja el trámite detenido sin que nadie lo note.
Camino uno: firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada es una firma digital certificada por una empresa acreditada. No es lo mismo que la ClaveÚnica ni que escanear una firma hecha a mano. Se compra a un proveedor, se valida la identidad y luego sirve para firmar documentos con pleno valor legal.
Si cada accionista tiene la suya, el trámite puede cerrarse sin salir de la oficina. Cada uno entra al Registro, revisa el formulario y firma. Es el camino más rápido cuando todos están en ciudades distintas o fuera del país.
La desventaja es que hay que tenerla antes. Si un socio nunca la ha usado, contratarla y activarla toma su tiempo. Para una sola firma, a veces la notaría es más simple.
Camino dos: firmar ante notario
El mismo artículo 9 resuelve el caso de quien no tiene firma electrónica avanzada: debe firmar el formulario ante un notario. El notario revisa la identidad del accionista y estampa su propia firma electrónica avanzada en el formulario. Con eso, la ley entiende que el accionista firmó para todos los efectos.
En la práctica, el accionista va a la notaría con su cédula de identidad. No lleva un papel para firmar: el notario trabaja sobre el mismo formulario electrónico que está en el Registro.
No lo confunda con la protocolización de un acta, que es otro trámite notarial distinto. Esa diferencia está explicada en Pida protocolización, no autorización de firma.
Camino tres: que firme un apoderado
El accionista también puede firmar a través de un representante legal o de un apoderado. Pero el poder no puede ser cualquier papel. La ley pide que se otorgue de alguna de estas formas:
- Mediante el formulario de poderes del propio Registro, según el artículo 13 ter de la misma ley.
- Por escritura pública.
- Por instrumento privado con firmas autorizadas ante notario y protocolizado.
- Por documento electrónico firmado con firma electrónica avanzada de quien otorga el poder.
¿Y si el poder viene del extranjero?
Si el poder se otorgó fuera de Chile, debe cumplir las reglas generales sobre documentos públicos extranjeros: legalización o apostilla, según el país. Además, una copia digital íntegra del poder debe incorporarse al Registro.
Esto se olvida con frecuencia. El socio que vive afuera firma un poder en su país, lo manda por correo y se da por hecho que basta. Si al poder le falta la apostilla, el apoderado no podrá usarlo y habrá que empezar de nuevo.
Si el problema es solo que un socio está lejos, revise también si su SpA puede celebrar la junta a distancia. Lo explicamos en Si un socio está fuera del país, ¿pueden celebrar la junta?.
Cómo elegir sin perder semanas
No hay un camino mejor para todos. Hay uno que calza con su caso, y conviene decidirlo antes de llenar el formulario.
- Todos tienen firma electrónica avanzada vigente: firme en línea, es lo más rápido.
- Uno o dos accionistas no la tienen y viven cerca de una notaría: que firmen ante notario.
- Un accionista vive fuera de Chile: compare el costo de que contrate su propia firma electrónica avanzada con el de un poder apostillado.
- Hay que firmar seguido por la empresa: piense en dejar un apoderado con poder inscrito en el Registro de Poderes.
La firma es el último paso del trámite, pero conviene resolverla primero. Antes de llenar el formulario, confirme quiénes deben firmar y cómo lo hará cada uno. Si además quiere saber si el resto del estatuto está en orden, revíselo con el verificador gratuito antes de modificar.
Donde comprobarlo
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Este artículo fue redactado por abogados de HM Legal y verificado contra fuentes oficiales, pero es información general y no constituye asesoría legal para un caso concreto. Activa Tu Empresa es un servicio jurídico privado de HM Legal y no tiene relación con el Registro de Empresas y Sociedades, cuyos trámites son gratuitos.