La respuesta corta: sí, pero lea el estatuto
Una junta de accionistas no se convierte en válida solo porque todos puedan verse por una videollamada. En una SpA, primero hay que revisar el estatuto vigente: ahí debe estar definida la forma de administración y pueden estar reguladas las juntas y sus medios de participación.
Muchos estatutos del Registro incluyen una cláusula que permite usar sistemas o medios tecnológicos para que participen accionistas que no están físicamente en el lugar de la junta. Esa cláusula abre la puerta, pero no elimina las demás formalidades.
La idea es sencilla: una persona puede estar en otra ciudad o en otro país y participar, siempre que el mecanismo permita saber quién es, que pueda intervenir al mismo tiempo que los demás y que la votación quede protegida.
La cláusula que abre la puerta
El Código de Comercio exige que el estatuto de la SpA diga cómo se ejercerá la administración y cómo se designarán sus representantes. También exige que el estatuto establezca medios de comunicación que den razonable seguridad de fidelidad; si guarda silencio, opera el correo certificado.
En la práctica, la cláusula de juntas por medios tecnológicos suele describir tres resguardos: identidad de los accionistas, simultaneidad de la comunicación y secreto de las votaciones cuando corresponda. No es una autorización genérica para hacer cualquier reunión por cualquier plataforma.
Por eso conviene descargar el Certificado de Estatuto Actualizado antes de enviar la citación. Lea la cláusula completa, no solo la palabra «videoconferencia». A veces permite participación remota; otras veces fija además cómo debe dejarse constancia en el acta.
No es lo mismo un accionista remoto que una junta completamente remota
La redacción habitual habla de accionistas que no se encuentran físicamente presentes en el lugar de celebración. Eso supone una diferencia útil: puede existir un lugar de reunión y, al mismo tiempo, una persona conectada desde fuera del país.
No dé por hecho que esa frase autoriza a que nadie esté en un lugar determinado, a que la votación se haga por mensajes posteriores o a que se reemplace el acta por una grabación. Si quiere una modalidad distinta, esa diferencia debe estar cubierta por el estatuto y por las reglas que correspondan a la sociedad.
Si todos los accionistas están de acuerdo en modificar el estatuto, revise también la diferencia entre un acuerdo de accionistas y una junta extraordinaria. Ese camino está explicado en Junta o acuerdo: el papel que modifica su SpA.
Qué tiene que resguardar la plataforma
No hace falta convertir la junta en una clase de tecnología. Basta con comprobar, antes de comenzar, que el sistema elegido permite cumplir la cláusula y dejar evidencia suficiente.
- Identidad: verifique quién participa y deje ese dato en el acta. Un enlace reenviado sin control no acredita por sí solo la calidad de accionista.
- Simultaneidad: todos deben poder escuchar, hablar y reaccionar durante la junta. Una respuesta enviada horas después no es participación en la junta.
- Votación: si la materia exige secreto, el método debe conservarlo; si no lo exige, igual debe permitir identificar el sentido de los votos y el acuerdo adoptado.
- Continuidad: acuerde qué ocurre si se cae la conexión. Suspenda, retome y deje constancia de la incidencia; no complete la votación fuera del procedimiento sin explicarlo.
- Acta: indique quiénes participaron a distancia, qué sistema se utilizó y qué acuerdos se adoptaron mediante ese mecanismo.
Cuatro revisiones antes de citar
Una junta remota se prepara antes de abrir el enlace. Este es el orden que evita la mayoría de los tropiezos:
- Lea el estatuto y confirme que la participación por medios tecnológicos está contemplada. Si no aparece, no la improvise.
- Revise cómo se comunica la citación. El artículo 445 del Código de Comercio entrega una regla supletoria cuando el estatuto no dice otra cosa; además, la citación debe informar claramente la materia que se votará.
- Pruebe la plataforma con quienes presidirán y secretarán la junta. Verifique audio, cámara, identificación y el mecanismo de votación antes de la hora fijada.
- Prepare el acta desde antes, con un espacio para el lugar, los asistentes presenciales y remotos, las incidencias, los votos y el resultado.
Si el estatuto no dice nada
El silencio no es una invitación a elegir la aplicación que resulte más cómoda. Si el estatuto no contempla la participación remota, revise primero si el acuerdo que necesita puede adoptarse por unanimidad mediante un instrumento de accionistas, o si debe celebrar una junta conforme a las reglas que sí están escritas.
A veces la solución correcta es modificar el estatuto antes de que aparezca el problema: incluir una cláusula clara para la participación a distancia, señalar los resguardos mínimos y dejar una forma razonable de documentar la reunión. Es mucho más fácil resolverlo cuando todos están de acuerdo que cuando una votación ya está siendo discutida.
No confunda flexibilidad con ausencia de reglas. Una SpA permite diseñar su funcionamiento, pero una vez que el diseño quedó escrito, la junta debe respetarlo.
El acta es la verdadera prueba
La videollamada termina; el acta queda. En ella debe poder reconstruirse quién participó, desde dónde lo hizo si es relevante, qué materia se sometió a decisión, cómo se votó y qué acuerdo se adoptó.
Si hubo una interrupción, una verificación adicional de identidad o una votación reservada, escríbalo. No para llenar páginas, sino porque el acta es la explicación que tendrá la sociedad si un accionista, un tercero o el Registro necesita revisar el acuerdo.
Que un socio esté fuera del país no es el problema. El problema es celebrar una junta sin revisar la cláusula, sin controlar la identidad o sin dejar constancia de cómo se votó.
Antes de mandar la invitación, abra el estatuto y busque la regla de juntas por medios tecnológicos. Si existe, prepare la plataforma y el acta para cumplirla. Si no existe, deténgase: primero hay que resolver la forma jurídica de la reunión.
Donde comprobarlo
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