Dos cosas distintas que la gente llama igual
«Necesito cambiar el representante legal» puede significar dos cosas muy diferentes, y de cuál sea depende todo el trámite.
La primera es cambiar a la persona: sale Pedro, entra Ana, y las facultades siguen siendo exactamente las mismas. Eso vive en el Registro de Poderes del portal.
La segunda es cambiar cómo se administra: que ahora firmen dos en vez de uno, que el administrador pueda o no pueda contratar créditos, que se agregue la facultad de delegar. Eso es materia de estatuto, y se resuelve con una modificación.
Muchos empiezan por el registro cuando en realidad necesitaban lo otro, y descubren a mitad de camino que el formulario no les permite escribir lo que querían.
Lea su estatuto antes de tocar nada
El artículo 425 del Código de Comercio exige que el estatuto exprese la forma como se ejercerá la administración de la sociedad y cómo se designarán sus representantes, con indicación de quiénes la ejercerán provisionalmente si es el caso.
Ahí está la clave de por dónde va a tener que entrar. Si el estatuto designó administrador definitivo, cambiarlo es una actuación. Si quedó con «otra forma de administración», o con administradores provisorios que nunca se ratificaron, hay un paso previo que resolver antes.
Ese paso previo es el que más veces convierte un trámite de una tarde en uno de dos semanas, y se detecta leyendo el certificado, no adivinando.
El Registro de Poderes, que casi nadie sabe que existe
Lo creó la Ley N° 21.366 junto con el Registro de Accionistas, y es donde viven hoy los poderes de las sociedades del régimen simplificado.
Es un registro electrónico donde se pueden incorporar, delegar, modificar o revocar los poderes que la sociedad otorga a sus administradores o a quienes la representen. Admite tanto poderes otorgados por escritura pública como poderes constituidos directamente por formulario electrónico.
Y hay una diferencia importante con el Registro de Accionistas: este es público. Cualquiera puede consultarlo, que es justamente lo que lo hace útil frente a un banco o una contraparte.
Según lo que necesite, la actuación tiene nombre propio: designación de gerente o administradores, ratificación de quienes figuraban como provisorios, modificación de los poderes otorgados, delegación en un tercero, o revocación con otorgamiento, que revoca y entrega poderes en un solo acto.
El paso por la notaría que sorprende a todos
Aquí va el dato que más planificaciones desarma.
La designación del gerente o administrador puede hacerse de dos maneras: acompañando un instrumento otorgado fuera del sistema, o completando el formulario electrónico. Y en ambos casos hay que completar los datos solicitados y concurrir a una notaría para finalizar la actuación.
O sea que no es un trámite que se resuelva íntegramente desde el computador. Conviene saberlo antes de prometerle a alguien que el cambio queda listo hoy.
Un detalle más, por si el camino que elige es la delegación: quien recibe una delegación de poder no puede, a su vez, delegar en otro. La cadena se corta ahí.
Quién tiene que firmar
Depende de cómo esté organizada la administración, y esto también se lee en el estatuto.
- Sociedades de capital con directorio: el formulario de modificación lo suscriben los directores.
- SpA con «otra forma de administración»: lo suscriben los accionistas.
- Sociedades de personas: lo suscriben los socios.
- Si la actuación se hace acompañando un documento externo, firma el gerente o administrador de la sociedad.
Un requisito que deja a mucha gente fuera
El propio portal lo advierte de manera permanente, y es de esas cosas que conviene revisar antes de decidir a quién nombrar.
Para representar legalmente a una sociedad, sea como administrador, gerente, director o a cualquier título, es requisito ser chileno o extranjero con visa definitiva, o con visa temporaria de aquellas que permiten realizar cualquier actividad lícita.
No puede representar legalmente a una sociedad quien sea extranjero con visa sujeta a contrato, con visa de estudiante, o quien tenga la condición de dependiente de un extranjero con visa temporaria, sujeta a contrato o de estudiante.
Es un punto que aparece tarde y duele, porque suele descubrirse cuando la persona ya fue designada en los papeles internos de la empresa.
El certificado que después le van a pedir
Hecha la actuación, del Registro de Poderes se puede descargar el certificado de vigencia de poderes.
Ese documento indica, a la fecha de su emisión, si los poderes y las delegaciones de facultades para representar a la sociedad se encuentran vigentes, o si fueron modificados o revocados. Es lo que un tercero mira cuando quiere saber si quien firma delante suyo puede hacerlo.
Guárdelo junto al Certificado de Estatuto Actualizado. Son dos documentos distintos que responden dos preguntas distintas, y en una carpeta bien armada están los dos.
Y el paso final, que se olvida siempre
El cambio de representante y el cambio de actuación del representante están expresamente en la lista de modificaciones que hay que informar al Servicio de Impuestos Internos.
Se presentan por internet, y hay que adjuntar el documento que respalda el cambio: la escritura pública o el instrumento que corresponda, aquel donde consta la designación. El plazo es de dos meses contados desde que se efectúa la modificación.
Mientras no lo haga, el Servicio sigue teniendo anotado al representante anterior. Y esa diferencia aparece justo cuando alguien compara los dos registros.
Cambiar al representante legal es simple cuando el estatuto ya dejó resuelta la forma de administración, y es un pequeño proyecto cuando no. Antes de agendar cualquier cosa, abra su Certificado de Estatuto Actualizado y lea qué dice sobre la administración: esa lectura de cinco minutos le va a decir si le espera una actuación o tres.
Donde comprobarlo
Este articulo se apoya en fuentes oficiales. Si quiere ir a la fuente, o buscar algo que aqui no este:
Este artículo fue redactado por abogados de HM Legal y verificado contra fuentes oficiales, pero es información general y no constituye asesoría legal para un caso concreto. Activa Tu Empresa es un servicio jurídico privado de HM Legal y no tiene relación con el Registro de Empresas y Sociedades, cuyos trámites son gratuitos.