El documento que cuenta toda la historia
Si tuviera que llevarse un solo papel de su empresa a una reunión, sería este.
El Certificado de Estatuto Actualizado contiene el estatuto tal como está vigente hoy, con todas las modificaciones ya incorporadas. No hay que leer la constitución y después tres modificaciones sucesivas para reconstruirlo: eso ya viene hecho.
Es el documento que le pide el banco, el que revisa un comprador antes de una operación y el que mira la contraparte de un contrato importante. Y es, también, el que casi nadie abre hasta el día en que alguien se lo exige.
No es un PDF cualquiera bajado de internet
Esta es la duda más común y la respuesta está en la ley, no en la costumbre.
El artículo 22 de la Ley N° 20.659 establece que los certificados de las personas jurídicas incorporadas al Registro tendrán valor probatorio de instrumento público y constituirán título ejecutivo.
Léalo despacio, porque es bastante más de lo que la gente supone: no es una impresión informativa, es un documento con la misma fuerza probatoria que un instrumento público. Por eso nadie tiene que ir a un Conservador a buscar una copia autorizada de nada.
Cómo se obtiene
Se descarga del propio portal del Registro de Empresas y Sociedades, en la sección de obtención de certificados, entrando con ClaveÚnica.
Y no tiene costo: las actuaciones y trámites en el portal son gratuitos. Si alguien le cobra por «conseguirle el certificado», le está cobrando por apretar un botón que usted puede apretar.
Un consejo de calendario: descárguelo el mismo día que lo va a presentar. Un certificado refleja la situación a la fecha de su emisión, y quien lo recibe suele mirar esa fecha antes que el contenido.
Qué trae adentro
Vale la pena saber qué está mirando, porque el documento tiene dos partes que se usan de manera distinta.
La primera es el estatuto vigente: nombre, objeto, capital y número de acciones, forma de administración y representantes, duración. Es lo que un tercero lee para saber qué puede hacer su empresa y quién puede firmar por ella.
La segunda es una sección llamada Historial de Actuaciones y Anotaciones, donde aparece la trazabilidad de la sociedad: qué actuaciones se hicieron y cuándo. Es la parte que revisa quien quiere entender cómo llegó la empresa a ser lo que es hoy.
Y al pie del documento va un código de verificación electrónica, el CVE, del que hablamos enseguida.
Cómo comprueba el que lo recibe que es auténtico
El portal tiene una sección pública de verificación de certificados, y no hace falta tener cuenta para usarla.
Quien recibe el documento ingresa el código de verificación electrónica que aparece al pie del certificado, y el sistema confirma que fue emitido por el Registro. Solo se pueden verificar documentos emitidos por el Registro de Empresas y Sociedades, lo que es precisamente la gracia.
También se pueden verificar actuaciones y anotaciones puntuales, ingresando el CVE que corresponde a cada una y que aparece en la sección Historial de Actuaciones y Anotaciones del propio certificado.
Si usted está del lado de quien recibe un certificado de un tercero, esos treinta segundos de verificación son la diligencia más barata que existe.
No lo confunda con los otros certificados
El portal emite varios documentos y responden preguntas distintas. Pedir el equivocado hace perder un día.
- Certificado de Estatuto Actualizado: qué dice el estatuto hoy. Es el que se pide casi siempre.
- Certificado de vigencia de poderes: si los poderes y delegaciones para representar a la sociedad están vigentes, o fueron modificados o revocados.
- Certificado de Acciones: quién es titular de qué acciones, según el Registro de Accionistas. Lo descarga la administración, y cada accionista respecto de las suyas.
- Certificado de trámite de inscripción en el Registro de Accionistas: deja constancia de la fecha y hora en que se suscribió un formulario de inscripción, suscripción o compraventa de acciones.
Cada cuánto hay que pedirlo de nuevo
Esta pregunta aparece siempre y tiene una respuesta que sorprende: la ley no le pone fecha de vencimiento al certificado.
Lo que hace el documento es reflejar la situación de la sociedad a la fecha de su emisión. De ahí en adelante, si nada cambió, sigue siendo exacto. Lo que sí ocurre es que quien lo recibe decide qué tan reciente lo quiere, y es habitual que un banco o una licitación pidan uno emitido dentro de los últimos treinta o sesenta días. Esa exigencia es de ellos, no de la ley.
Y hay un caso en que sí queda desactualizado de verdad: cuando usted modifica el estatuto. Ahí el certificado anterior pasa a describir una sociedad que ya no existe en esos términos, y hay que descargar uno nuevo. Es el último paso de cualquier modificación, y como es gratis no tiene sentido postergarlo.
Regla simple: uno recién descargado para cada gestión importante, y uno nuevo cada vez que algo cambie.
Ábralo antes de que se lo pidan
La escena se repite: la reunión está agendada, el certificado se descarga apurado, y recién ahí alguien lee que el estatuto no dice lo que todos creían que decía.
Descargarlo cuando no hay urgencia cuesta lo mismo y sirve muchísimo más, porque cualquier cosa que aparezca se puede corregir con calma. Léalo entero una vez: el objeto hasta el punto final, la administración, el capital y en cuántas acciones se divide.
Es media hora, una sola vez, y le cambia la conversación con cualquier tercero que le pida papeles.
El Certificado de Estatuto Actualizado es gratis, se descarga en minutos y tiene valor probatorio de instrumento público. Lo único que hay que hacer es abrirlo antes de necesitarlo, porque el día que se lo piden ya no hay tiempo para arreglar lo que diga.
Donde comprobarlo
Este articulo se apoya en fuentes oficiales. Si quiere ir a la fuente, o buscar algo que aqui no este:
Este artículo fue redactado por abogados de HM Legal y verificado contra fuentes oficiales, pero es información general y no constituye asesoría legal para un caso concreto. Activa Tu Empresa es un servicio jurídico privado de HM Legal y no tiene relación con el Registro de Empresas y Sociedades, cuyos trámites son gratuitos.