El día en que usted no puede estar en todas partes
Llega siempre, y llega de golpe. Hay que firmar una orden de compra mientras usted está en otra ciudad, retirar una encomienda, presentar un trámite, autorizar un pago.
La solución obvia es delegar: que otra persona pueda hacerlo en nombre de la sociedad. Y la sorpresa habitual es descubrir que eso no depende de su voluntad, sino de lo que diga un documento que firmó hace años.
Primero la pregunta previa: ¿puede delegar?
Antes de cualquier trámite hay que responder esto, y la respuesta no la da usted.
El Registro de Empresas y Sociedades lo dice sin ambigüedad: el gerente general o los administradores solo pueden delegar si tienen el poder de delegación en el Registro de Poderes, o si consta de alguna manera en el estatuto de la sociedad.
O sea que la facultad de delegar es ella misma una facultad. Si nadie se la dio, no la tiene, y no hay actuación en el portal que lo arregle: hay que otorgarla primero, sea modificando el estatuto o inscribiendo el poder correspondiente.
Este es el orden que la gente invierte. Van a delegar y se enteran ahí de que no pueden, con el plazo encima.
Dónde vive esto: el Registro de Poderes
Es el registro electrónico donde se incorporan, delegan, modifican o revocan los poderes que la sociedad otorga a sus administradores o a quienes la representen. Se aplica a todas las sociedades inscritas en Empresa en un Día.
Admite las dos vías: inscribir poderes otorgados por escritura pública, y constituirlos directamente por formulario electrónico.
Y tiene una característica que conviene aprovechar: es un registro público. A diferencia del Registro de Accionistas, que solo pueden mirar los accionistas y la administración, cualquiera puede consultar los poderes. Eso es exactamente lo que quiere cuando un tercero necesita comprobar que su apoderado puede firmar.
Cómo se delega, en concreto
Resuelta la pregunta previa, la actuación se llama delegación y es bastante flexible.
Se puede delegar la totalidad de los poderes o solo una parte, que suele ser lo razonable: dar lo justo para la tarea concreta y no el poder completo. Y se puede delegar en distintas personas a la vez, cada una con lo suyo.
Piénselo como repartir llaves y no como entregar el llavero entero.
El límite que corta la cadena
Hay una regla que casi nadie conoce y que evita bastantes malentendidos: quien recibe la delegación de poder no puede, a su vez, delegar en otro.
La cadena tiene un solo eslabón. Su apoderado puede actuar, pero no puede nombrar a un tercero para que actúe en su lugar.
Vale la pena tenerlo presente al elegir a quién se delega. Si la persona que usted designa va a estar de vacaciones justo cuando haya que firmar, el problema no se resuelve pidiéndole que delegue: se resuelve delegando usted en dos personas desde el principio.
Y cuando hay que dar marcha atrás
Delegar es fácil de deshacer, que es una buena razón para no tenerle miedo.
El portal contempla la revocación con otorgamiento: un trámite que permite revocar los poderes y otorgarlos, en una misma actuación, al gerente, a los administradores o a terceros. Se hace por formulario o acompañando un documento externo.
Es la vía natural cuando alguien deja la empresa: en un solo acto se le quita el poder y se le entrega a quien lo reemplaza, sin que quede una ventana entre medio en que nadie pueda firmar.
El papel que lo prueba
Del Registro de Poderes se descarga el certificado de vigencia de poderes.
Ese documento indica, a la fecha de su emisión, si los poderes y las delegaciones de facultades para representar a la sociedad se encuentran vigentes, o si fueron modificados o revocados.
Es el papel que resuelve la conversación con cualquier tercero que dude de si su apoderado puede firmar. Y como el registro es público, esa comprobación la puede hacer la contraparte por su cuenta, lo que suele ser más rápido que mandar documentos.
Delegar no es nombrar administrador
Conviene no confundir estas dos cosas, porque son actuaciones distintas y resuelven problemas distintos.
Nombrar administrador es cambiar quién dirige la sociedad. Es la designación de poderes, la hacen los accionistas o los directores según cómo esté organizada la administración, y termina con una visita a la notaría para cerrar la actuación.
Delegar es otra cosa: el administrador sigue siendo el mismo y conserva sus facultades; lo que hace es habilitar a alguien más para ejercer algunas de ellas. Nadie sale, nadie entra, y el poder de fondo no se mueve.
La pregunta que separa los dos casos es simple: ¿quiere que otra persona pueda firmar algo puntual, o quiere que otra persona dirija la empresa? Si es lo primero, delegación. Si es lo segundo, es un cambio de administración y el camino es más largo.
El error caro: la cláusula que exige escritura pública
Hay estatutos que sí permiten delegar, pero exigen hacerlo por escritura pública. Suena prolijo y es una trampa de costo.
Con esa cláusula, cada delegación, cada cambio de apoderado y cada revocación implica notaría, arancel y coordinación de horas. Una empresa que rota apoderados con normalidad termina pagando ese peaje varias veces al año.
Es de las cosas que conviene revisar en el estatuto antes de que ocurra, porque cambiarla después es una modificación más.
Delegar bien es, en el fondo, haber decidido bien antes: que el estatuto permita delegar, que lo permita por instrumento privado y que la delegación se pueda repartir entre varias personas. Resuelto eso, el resto es una actuación en el portal. Sin resolver eso, no hay trámite que sirva.
Donde comprobarlo
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Este artículo fue redactado por abogados de HM Legal y verificado contra fuentes oficiales, pero es información general y no constituye asesoría legal para un caso concreto. Activa Tu Empresa es un servicio jurídico privado de HM Legal y no tiene relación con el Registro de Empresas y Sociedades, cuyos trámites son gratuitos.