Junta o acuerdo: el papel que modifica su SpA

Todo se reduce a una pregunta: ¿están todos de acuerdo?

Modificar el estatuto de una SpA no es rellenar un formulario en el portal y listo. Antes hay un documento, y ese documento es el que después se protocoliza, se sube y queda como prueba de lo que se acordó.

Ese documento puede tomar dos formas, y elegir la equivocada significa rehacerlo. La buena noticia es que para saber cuál le toca basta una pregunta: ¿firman todos los accionistas, sin faltar ninguno?

• Firman todos: acuerdo de accionistas. No hace falta citar ni celebrar junta.
• Falta alguno, aunque sea uno solo: junta extraordinaria de accionistas, con su citación y su acta.

De dónde sale esa regla

Del artículo 427 del Código de Comercio. Dice que los estatutos se modifican por acuerdo de la junta de accionistas, del que se deja constancia en un acta protocolizada o reducida a escritura pública.

Y agrega la excepción que a usted probablemente le sirve: no se requiere celebrar junta si la totalidad de los accionistas suscribe una escritura pública o un instrumento privado protocolizado donde conste la modificación.

En una SpA de un solo dueño, o de dos socios que están de acuerdo, esa excepción es el camino corto. En una con cuatro accionistas y uno ilocalizable, no queda más que la junta.

El paso a paso, de principio a fin

Da igual cuál de los dos documentos use: el recorrido posterior es el mismo.

• 1. Revise el estatuto vigente. Descargue su Certificado de Estatuto Actualizado del portal y léalo. Va a modificar sobre ese texto, no sobre el que recuerda.
• 2. Redacte el documento. Escriba cada cambio como texto de reemplazo completo del artículo, no como «se agrega» ni «se elimina».
• 3. Firmen todos los que corresponda. En el acuerdo, la totalidad. En la junta, quien presida y quien actúe de secretario, más los accionistas que el estatuto exija.
• 4. Vaya a la notaría a protocolizar. Pida protocolización o reducción a escritura pública. No pida autorización de firma: es otra cosa y no sirve.
• 5. Suba el documento al portal. Se completa el formulario de modificación y se adjunta la copia digital de lo protocolizado.
• 6. Firme en el portal con su ClaveÚnica o firma electrónica avanzada. La firma es personal e intransferible: nadie debe pedírsela.
• 7. Descargue el nuevo Certificado de Estatuto Actualizado y guárdelo. Ese es el que le van a pedir en el banco.
• 8. Avise al Servicio de Impuestos Internos. Es obligatorio y se hace aparte.

Los formatos, y qué les cambiamos

El propio Registro de Empresas y Sociedades publica formatos tipo para esto, en su sección de ayuda. Son correctos y gratuitos, y conviene que sepa que existen.

Lo que hicimos fue partir de ellos y agregarles lo que en la práctica se echa de menos cuando el documento llega al banco:

• Las facultades del administrador enumeradas de verdad, con las bancarias, la contratación electrónica y la de cobrar y percibir, que es la que más se olvida.
• La delegación de poderes escrita, para que después no haya que ir a la notaría por cada trámite.
• El régimen de firmas explícito: si el administrador actúa solo o acompañado, sin que nadie tenga que deducirlo.
• La cláusula de cierre del objeto social, para que la empresa pueda crecer hacia una actividad vecina sin quedar fuera de su propio giro.
• Instrucciones al margen en cada cláusula, explicando por qué está ahí y qué pasa si la borra.

Errores que obligan a repetirlo todo

Son pocos y siempre los mismos.

• Usar el acuerdo de accionistas cuando falta la firma de uno. Ahí no hay atajo: es junta.
• Pedir autorización de firma en la notaría en lugar de protocolización.
• Redactar el cambio como «modifíquese el artículo quinto agregando...», dejando un estatuto que hay que reconstruir leyendo tres documentos.
• Olvidar el aviso al Servicio de Impuestos Internos y enterarse meses después.
• Dejar el capital dividido en una sola acción, que impide vender una parte de la empresa sin volver a modificar.

Descargue el formato que le corresponda, ábralo junto a su certificado actual y vaya reemplazando lo que va entre corchetes. Si en algún punto no sabe qué poner, ese es exactamente el punto que conviene revisar con calma.

Este artículo es información general y no constituye asesoría legal para un caso concreto. Activa Tu Empresa es un servicio jurídico privado de HM Legal y no tiene relación con el Registro de Empresas y Sociedades, cuyos trámites son gratuitos.