Junta o acuerdo: el papel que modifica su SpA

Todo se reduce a una pregunta: ¿están todos de acuerdo?

Modificar el estatuto de una SpA no es rellenar un formulario en el portal y listo. Antes hay un documento, y ese documento es el que después se protocoliza, se sube y queda como prueba de lo que se acordó.

Ese documento puede tomar dos formas, y elegir la equivocada significa rehacerlo. La buena noticia es que para saber cuál le toca basta una pregunta: ¿firman todos los accionistas, sin faltar ninguno?

Y conviene decidirlo antes de escribir nada. Son documentos distintos, con comparecencias distintas: no se arregla cambiándole el título a uno que ya redactó.

• Firman todos: acuerdo de accionistas. No hace falta citar ni celebrar junta.
• Falta alguno, aunque sea uno solo: junta extraordinaria de accionistas, con su citación y su acta.

De dónde sale esa regla

Del artículo 427 del Código de Comercio. Dice que los estatutos se modifican por acuerdo de la junta de accionistas, del que se deja constancia en un acta protocolizada o reducida a escritura pública.

Y agrega la excepción que a usted probablemente le sirve: no se requiere celebrar junta si la totalidad de los accionistas suscribe una escritura pública o un instrumento privado protocolizado donde conste la modificación.

En una SpA de un solo dueño, o de dos socios que están de acuerdo, esa excepción es el camino corto. En una con cuatro accionistas y uno ilocalizable, no queda más que la junta.

Conviene entender por qué la ley lo permite. La junta existe para proteger a quien no está de acuerdo: obliga a citar, a reunirse y a dejar constancia de quién votó qué. Cuando no hay nadie a quien proteger, porque todos firman, el trámite pierde sentido y la ley deja tomar el atajo.

El paso a paso, de principio a fin

Da igual cuál de los dos documentos use: el recorrido posterior es el mismo.

• 1. Revise el estatuto vigente. Descargue su Certificado de Estatuto Actualizado del portal y léalo. Va a modificar sobre ese texto, no sobre el que recuerda.
• 2. Redacte el documento. Escriba cada cambio como texto de reemplazo completo del artículo, no como «se agrega» ni «se elimina».
• 3. Firmen todos los que corresponda. En el acuerdo, la totalidad. En la junta, quien presida y quien actúe de secretario, más los accionistas que el estatuto exija.
• 4. Vaya a la notaría a protocolizar. Pida protocolización o reducción a escritura pública. No pida autorización de firma: es otra cosa y no sirve.
• 5. Suba el documento al portal. Se completa el formulario de modificación y se adjunta la copia digital de lo protocolizado.
• 6. Firme el formulario. Se entra al portal con ClaveÚnica, pero la suscripción se hace con firma electrónica avanzada. Quien no la tenga firma ante notario, y conviene hacerlo en la misma visita del paso 4. La firma es personal e intransferible: nadie debe pedirle su ClaveÚnica.
• 7. Descargue el nuevo Certificado de Estatuto Actualizado y guárdelo. Ese es el que le van a pedir en el banco.
• 8. Avise al Servicio de Impuestos Internos. Es obligatorio y se hace aparte.

Protocolizar no es autorizar la firma

Este es el error que más veces obliga a volver a la notaría, y sale caro en tiempo.

Autorizar una firma es que el notario certifique que usted firmó. Protocolizar es otra cosa: el documento completo se incorpora al registro del notario, con fecha cierta, y pasa a formar parte de sus archivos. Reducir a escritura pública va un paso más allá y convierte el contenido en una escritura.

El portal pide una de las dos últimas, no la primera. Si usted llega al mesón y pide "autorización de firma" porque suena parecido, va a salir con un documento que no le sirve, y lo va a descubrir recién cuando intente adjuntarlo.

Dígalo con estas palabras: "necesito protocolizar este documento" o "necesito reducirlo a escritura pública". Y pregunte cuánto demora la entrega de la copia, porque de eso depende el resto del calendario.

Los formatos: qué traen y qué no

El propio Registro de Empresas y Sociedades publica formatos tipo para esto, en su sección de ayuda. Son correctos y gratuitos, y conviene que sepa que existen.

Los dos que puede descargar más abajo siguen esa misma estructura: comparecencia, quórum, el acuerdo, la facultad para reducir a escritura pública y las firmas. Es el andamio del documento, para que no se le olvide ninguna mención y llegue a la notaría con la forma correcta.

Lo que no traen es el texto de las cláusulas, y no por descuido. Esa parte no se puede rellenar de un formulario, porque depende de qué hace su empresa y de qué le van a pedir:

• Las facultades del administrador. Escribirlas de menos frena al banco; escribirlas de más entrega un poder que después cuesta recortar.
• El objeto social. Cómo se redacta decide si la empresa puede crecer hacia una actividad vecina o queda fuera de su propio giro.
• El capital y las acciones. De cómo quede dividido depende si mañana puede vender una parte o incorporar a un socio sin volver a modificar.
• El régimen de firmas. Si el administrador actúa solo o acompañado, y desde qué monto.

Cada una de esas decisiones se toma mirando el estatuto que usted tiene hoy, no un modelo. Por eso el formato le deja el espacio y le dice qué va ahí, en lugar de darle una redacción prestada que puede no calzar con su caso.

Errores que obligan a repetirlo todo

Son pocos y siempre los mismos.

Ninguno de estos errores es grave en el sentido de que arruine la sociedad. Todos son graves en el sentido de que cuestan otra vuelta completa: redactar, firmar, notaría, portal. Y esa vuelta suele caer justo cuando usted necesitaba el certificado para ayer.

• Usar el acuerdo de accionistas cuando falta la firma de uno. Ahí no hay atajo: es junta.
• Pedir autorización de firma en la notaría en lugar de protocolización.
• Redactar el cambio como «modifíquese el artículo quinto agregando...», dejando un estatuto que hay que reconstruir leyendo tres documentos.
• Olvidar el aviso al Servicio de Impuestos Internos y enterarse meses después.
• Dejar el capital dividido en una sola acción, que impide vender una parte de la empresa sin volver a modificar.

Descargue el formato que le corresponda, ábralo junto a su certificado actual y vaya reemplazando lo que va entre corchetes. Si en algún punto no sabe qué poner, ese es exactamente el punto que conviene revisar con calma antes de firmar: cambiarlo ahora es gratis, cambiarlo después es otra protocolización.

Este artículo fue redactado por abogados de HM Legal y verificado contra fuentes oficiales, pero es información general y no constituye asesoría legal para un caso concreto. Activa Tu Empresa es un servicio jurídico privado de HM Legal y no tiene relación con el Registro de Empresas y Sociedades, cuyos trámites son gratuitos.