El trámite no termina en el Registro
Usted protocolizó el documento, subió el formulario, lo firmó electrónicamente y descargó el nuevo Certificado de Estatuto Actualizado. Se siente terminado. Pero falta un paso, y es obligatorio.
El Registro de Empresas y Sociedades y el Servicio de Impuestos Internos son dos organismos distintos, con dos registros distintos. Que uno sepa quién administra su sociedad no significa que el otro se entere.
Mientras no avise, el Servicio sigue teniendo anotado al representante anterior, el domicilio anterior o el giro anterior. Y eso aparece justo cuando menos conviene: al emitir documentos tributarios, al iniciar una actividad nueva o al presentar antecedentes en un banco.
La confusión es entendible. Uno hace el trámite en un portal del Estado, firma electrónicamente, recibe un certificado oficial, y da por hecho que el Estado ya lo sabe. Pero el Estado no es una sola base de datos: son varias, y no todas conversan entre sí.
Qué hay que informar
El Servicio publica la lista. Estas son las modificaciones que obligan a dar aviso:
- Modificación de la razón social.
- Cambio de domicilio.
- Modificación de la actividad o giro declarado.
- Apertura, cambio o cierre de sucursal.
- Modificación del domicilio postal.
- Ingreso, retiro o cambio de socios; cambio del porcentaje de participación en el capital o en las utilidades.
- Aporte de capital de personas jurídicas.
- Cambio de representantes y de sus domicilios.
- Transformación, fusión, absorción y división de sociedades.
- Conversión de empresa individual en sociedad.
Cuáles de esos cambios le tocan a usted
La lista es larga porque cubre a todo tipo de contribuyente. Después de modificar el estatuto de una SpA, en la práctica se repiten cuatro.
El más frecuente es el cambio de representante. Si usted modificó para nombrar administrador, para cambiarlo o para ajustar sus facultades, ese cambio hay que informarlo: el Servicio necesita saber quién puede firmar en nombre de la sociedad.
El segundo es la ampliación del giro. Si aprovechó la modificación para abrir el objeto social hacia actividades nuevas, esas actividades tienen que quedar declaradas también ante el Servicio, o la empresa termina emitiendo documentos por un giro que no tiene registrado.
El tercero es el cambio de accionistas, cuando la modificación vino junto con una venta o cesión de acciones. Y el cuarto, menos glamoroso pero igual de real, es el cambio de domicilio, que se olvida siempre porque nadie lo siente como una modificación de estatutos aunque lo sea.
Qué conviene tener a mano antes de entrar
El trámite es corto si llega preparado, y desesperante si tiene que ir a buscar cada dato mientras el formulario está abierto.
- El Certificado de Estatuto Actualizado nuevo, el que descargó después de modificar.
- El documento que respalda el cambio. El Servicio pide adjuntar la escritura pública o el instrumento que corresponda, aquel donde consta la designación del representante, el cambio de su actuación o la modificación de socios o accionistas.
- El RUT de la sociedad y la clave con que opera en el sitio del Servicio.
- Los datos completos del nuevo representante, si eso fue lo que cambió: nombre, RUT y domicilio.
- La fecha exacta en que se produjo la modificación, que es desde cuándo corre el plazo.
Por dónde se hace
En línea, en el sitio del Servicio: Servicios online, menú Actualización de Información, opción Actualizar datos de identificación.
Para las sociedades por acciones el trámite se presenta por internet, salvo casos excepcionales. No hay que ir a una oficina a dejar un formulario en papel, y conviene tener a mano el certificado nuevo que descargó del portal.
Qué pasa si no avisa
No es que llegue una carta al día siguiente. El problema es más silencioso y por eso mismo más incómodo: los dos registros quedan diciendo cosas distintas sobre su empresa.
Eso aparece cuando alguien los compara. Un banco que pide los antecedentes y encuentra un representante en el certificado y otro en el Servicio. Un cliente grande que valida a su proveedor antes de pagarle. Un trámite que exige que el representante que firma sea el que figura registrado.
En ese momento el aviso pendiente deja de ser un pendiente administrativo y se convierte en un obstáculo con fecha de entrega, que es la peor forma de resolverlo.
En qué plazo
Dos meses contados desde que se efectúa la modificación. Es el plazo que fija el propio Servicio y conviene tomarlo en serio, porque no depende de cuándo usted se acuerde.
Hay un matiz que sorprende a mucha gente: tratándose de cambios de socios o accionistas, ese plazo de dos meses no rige para las sociedades de capital. La SpA es una de ellas. Aun así, el aviso sigue siendo necesario, y dejarlo pendiente solo traslada el problema.
Hágalo el mismo día
La recomendación práctica es simple: cuando descargue el Certificado de Estatuto Actualizado nuevo, no cierre el computador todavía. Entre al sitio del Servicio y actualice ahí mismo.
Toma menos que la protocolización, no cuesta nada, y evita la conversación incómoda de tres meses después, cuando alguien pregunte por qué el representante legal que figura en un lado no es el mismo que figura en el otro.
Y si ya pasó el plazo, tampoco sirve postergarlo más. El aviso se hace igual, y hacerlo tarde siempre es mejor que seguir operando con dos versiones distintas de la misma sociedad dando vueltas.
Anótelo como el último paso de la lista, no como algo aparte. Una modificación de estatutos no está realmente terminada hasta que los dos registros dicen lo mismo, y el día que alguien los compare, usted quiere que digan lo mismo.
Donde comprobarlo
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